先墊錢再請款：那筆錢在回來之前，帳上長得像支出

單獨標記，不要混在一般支出裡

在記帳的地方給它一個獨立的標記——一個類別、一個標籤、或者就是在備註寫「待請款」。沒有標記的話，這筆錢會在兩個時候誤導你：花出去的那個月看起來超支，收回來的那個月看起來多賺。

本站另有一篇談現金流整理完之後先看這三件事。待請款的金額如果混在裡面，那三件事看到的都是失真的數字。

憑證在花錢的當下就處理

多數請款要的是原始憑證，而紙本收據會褪色、會被洗掉、會在口袋裡爛掉。當下拍照，檔名寫上日期與用途，事後補的成本高得不成比例。

本站另有一篇談付款憑證要留多久、留哪一種。請款用的那幾張，標準要比日常的更嚴一點——因為它們要給別人看，不是給你自己看。

請款有期限，而且期限通常不長

多數單位對請款有截止時間，過了就不受理。這件事在你墊錢的當下最不會想到，卻是最常見的損失原因。

所以標記的時候順手記一個日期：這一筆最晚什麼時候要送出去。跟其他到期日放在同一個地方。本站另有一篇（在簽證站）談文件到期的追蹤，把日期集中在一個地方。這裡適用同一套。

送出去之後，這件事還沒結束

送出不等於收到，收到不等於核准，核准不等於入帳。這幾步之間各有各的時間差，而任何一步卡住都不會有人主動通知你。

本站另有一篇談「已經付了」是哪一天，一筆付款其實有三個時間點。請款是反過來的同一件事，時間點一樣要分開看。

回來的那一筆，要對回原本那一筆

錢進來的時候，把它跟當初那筆支出配對，然後把「待請款」的標記拿掉。沒有配對的話，幾個月後你會看到一筆不認得的入帳。

• 實際可以做的
• 確認金額：全額還是部分？部分的話少了哪一項？
• 確認日期：跟你送出的那一筆對得起來嗎？
• 在原本那筆支出上註明「已收回」與日期
• 如果金額不符，當下就問，不要等下一次

沒回來的時候，先確認卡在哪一步

超過預期的時間還沒進來，先看自己的紀錄：送出去了嗎、哪一天、送給誰、有沒有收到確認。再去問。

本站另有一篇談該進來的錢沒進來時先確認到哪一步再聯絡誰，另有一篇談帳戶裡多了一筆不認得的錢時先別動它。這兩篇分別是這件事的兩種結尾。

本文的範圍

本文只說明可以自己建立的標記與紀錄方式，不敘述任何雇主、機構或保險公司的請款規定、期限或核准標準，不判斷任何費用是否可以請款，也不構成財務、稅務或法律建議。實際規定請以該單位的正式說明為準。