年に一度のあの数枚の書類が届いたら：そのまましまわずに、まず照合する

まず三つの欄を照合する

氏名のつづり、住所、そして自分の識別番号。この三つの欄が間違っていると、そのあとのすべての段階が連動して間違ってしまいます。そして、この三つはシステムが切り替わったあとにいちばん問題が起きやすい欄です。

当サイト（ビザサイト）には、氏名や生年月日が書類ごとに一致しないときについての別の記事があります。書類上の氏名がほかの書類と一致しない場合の対処のしかたは、その記事にあります。

• 実際にできること
• 氏名のつづりと順序
• 住所（特に引っ越しをした年）
• 識別番号の末尾の数桁
• 金額を、自分の記録と一度照らし合わせる

金額を自分の記録と一度照らし合わせる

給与明細にある年間累計と、書類上の数字は一致するはずです。一致しないときは、まず同じ期間、同じ種類の項目であるかを確認してから、問い合わせます。

当サイトには、給与明細の一行一行を読み解くことについての別の記事があります。その年の最後の給与明細にはたいてい累計の欄があり、その欄が手元でいちばん手軽に使える照合の材料です。

どの種類の書類なのかを見分ける

出どころが違えば届く書類も違い、それぞれが表している関係も違います。取り違えると、あとで訂正を頼む相手も間違えてしまいます。

当サイトには、W-2 と 1099 の違いはどこにあるかについての別の記事があります。手元の一枚がどの種類なのかを確認してから、誰に連絡するかを決めます。

訂正できるのは、書類を発行した側だけ

その書類を自分で直すことはできません。連絡する相手は、それを発行した側、つまり雇用主、プラットフォーム、あるいは自分に支払いをした機関です。連絡するときは、間違っている欄と正しい内容をあわせて伝えます。

当サイト（ツールサイト）には、自分から連絡するとき、見つけたのが正しい番号と正しい入口であることをまず確かめることについての別の記事があります。この種の訂正には、一般のカスタマーサービスではなく、専用の窓口があることがよくあります。

訂正版は別に一通届く。その時間も見込んでおく

訂正したあとは、たいてい古いものを直すのではなく、新しく一枚発行されます。古い一枚は捨てずに、二枚とも残しておきます。あとでどこが違うのかを説明しなければならないことがあるからです。

当サイトには、支払いの証明はいつまで、どの種類を残すかについての別の記事があります。年に一度のこれらの書類にも同じ決まりが当てはまり、しかも一般の証明よりも長く残しておく必要があります。

しまい方が、来年見つけやすいかどうかを決める

スキャンし、名前を付け、同じ場所に入れます。届いたその日にやれば二分で済みますが、来年探すときには大きな差になります。

当サイト（ツールサイト）には、紙の書類を見つけられるファイルに変えるとき、スキャンよりも名前の付け方が大事だということについての別の記事があります。年に一度の書類は、年に種類を加えた名前を付けるのが、いちばん間違いの起きにくい方法です。

この記事の範囲

この記事が扱うのは、書類を受け取ったあとの照合の作業、つまりやり方です。申告の規則や義務を説明するものではなく、いかなる金額が正しいかどうかを判断するものでも、税務、法律、財務上の助言を提供するものでも、書類の記入方法を説明するものでもありません。

申告に関する疑問については、所管の機関の公式の説明が基準です。あるいは資格のある専門家に相談してください。書類の内容の訂正については、発行した側の正式な手続きが基準です。